Een gedetailleerde verhuisplanning voor het leegmaken van een gebouw met 3 verdiepingen van elk 200 m² moet rekening houden met het type items, de logistieke flows, de tijd die nodig is om het gebouw te ontruimen en de benodigde middelen. Hieronder volgt een voorstel voor een verhuisplanning, inclusief het aantal mannen en de benodigde tijd.

‍

Verhuis zorgeloos – contacteer ons voor begeleiding!

‍

Basisgegevens:

• Aantal verdiepingen: 3, te bereiken via binnenlift
• Oppervlakte per verdieping: 200 m²
• Totale oppervlakte: 600 m²
• Aantal individuele werkposten : 30 in totaal: 15 per verdieping met op het gelijkvloers 2 vergaderzalen en een kantine met koffiehoek.
• Te verhuizen materiaal: Meubels (bureaus, stoelen, kasten), apparatuur (computers, printers, telefoons, enz.), documenten, en overige materialen, alsook vergadermeubilair, en het  kantinemeubilair.
• Verhuisdoelen: Het gebouw leegmaken en de inhoud netjes verplaatsen naar een ander gebouw : daar de meubels weer monteren en de inhoud van de kasten er terug in plaatsen.

Vooraf : materiaal leveren en parkeervergunning aanvragen

Dag 1: Pre-move: voorbereiding en inpak

Activiteiten:

• Verdelen van materialen: verhuisdozen, tape, etiketten, inpakmaterialen.
• Inpakken van kleinere items, persoonlijke spullen en documenten.
• Labelen van alle items voor een ordelijke verhuis.
• Demonteren en inpakken van kasten en vergadermeubels naar centrale verzamelpunten op elke verdieping.
• Eerste overbrenging van meubilair en dozen die al klaar staan naar de nieuwe locatie.

Benodigdheden:

• 4 verhuizers voor de pre-move.
• 1 vrachtwagen voor transport.
• Binnen het team 1 ploegbaas voor de coördinatie en de werkverdeling.
• 1 IT-specialist (meestal van de interne IT-dienst) voor bijstaan van het verhuisteam (qua IT) en voor het garanderen van het interne netwerk.

Tijd: 1 dag (8 uur)

‍

Dag 2: Leegmaken en overbrengen van verdiepingen 1 en 2

Activiteiten:

• Gelijkvloers : het vergadercomplex, en de kantine (200 m²):
  
  • Demonteren en inpakken van de meubels en inhoud van het gelijkvloers.
  • Zorgvuldig inpakken van documenten en apparatuur.
  • Verplaatsen van vergaderruimtemeubels (tafels, stoelen, AV-apparatuur).
• Verdieping 1 en 2  (2 X 200 m²):
  
  • Hetzelfde proces als op verdieping 0.
  • Aandacht voor zware meubels zoals boekenkasten of archief.

Benodigdheden:

• 8 verhuizers
• Binnen het team 1 ploegbaas voor de coördinatie en de werkverdeling en om de voortgang te bewaken
• 3 grote vrachtwagens
• 1 IT-specialist (meestal van de interne IT-dienst) om op de nieuwe locatie alles weer aan te sluiten en het netwerk te testen.

Tijd: 1 dag (8 uur)

‍

Dag 3: Installatie en montage van alle meubels, vullen van de kasten en eindcontrole

Activiteiten:

• Verdiepingen 0, 1 en 2
  
  • Monteren van al het meubilair
  • Kasten vullen met de verhuisde inhoud
• Eindcontrole en opruimen:
  
  • Reiniging van de werkzone en voorbereiden voor oplevering.

Benodigdheden:

• 4 verhuizers
• 1 bestelwagen (voor retour verpakkingen)
• Binnen het team 1 ploegbaas
• 1 schoonmaakteam voor het schoonmaken van de ruimtes

Tijd: 1 dag (8 uur)

‍

Samenvatting verhuisplanning:

‍

Totaal aantal mandagen: 16
Totale verhuistijd: 3 dagen

‍

Aandachtspunten:

1. Ergonomie en veiligheid:
   
   1. Zorg ervoor dat het verhuisbedrijf  voldoende beschermingsmaterialen voorziet (zoals dekens, wikkelfolie, beschermingshoezen) om meubels en apparatuur te beschermen tegen beschadigingen.
   2. Zorg voor de parkingreservatie zodat de vrachtwagens dichtbij het gebouw kunnen parkeren. Dat kan Transmoove uiteraard voor haar rekening nemen.
2. IT en technische apparatuur:
   
   1. Brief goed je interne IT-specialist voor de afkoppeling, en aankoppeling van computers en servers.
3. Tijdsplanning voor medewerkers:
   
   1. Betrek medewerkers en breng hen tijdig op de hoogte van wanneer zij hun werkplekken moeten leeghalen qua  persoonlijke spullen.
   2. Organiseer enkele weken op voorhand een opruimactie waarbij de medewerkers hun kastinhoud uitruimen.
   3. Houd voldoende tijd over voor onvoorziene problemen, zoals vertragingen bij het transport of een demontage die langer duurt dan verwacht.
4. Schoonmaak:
   
   1. Zorg voor een extra schoonmaakteam dat de ruimtes grondig schoonmaakt na de verhuizing, vooral als het gebouw voor een nieuwe huurder wordt opgeleverd. Ook op de nieuwe locatie dient een grondige schoonmaakbeurt door een schoonmaakfirma te worden voorzien.

‍

Conclusie:

De verhuizing van een kantoor van 3 verdiepingen (600 m²) kan uitgevoerd worden door 4, 8 en 4 verhuizers, op 2 dagen tijd, mits een pre-move van 1 dag.  Het aantal benodigde verhuizers kan worden aangepast, afhankelijk van de omvang van de items, de moeilijkheidsgraad van de meubilairdemontage, de grootte van de binnenlift, en de snelheid van het verhuisbedrijf. Transmoove is een aangewezen partner met een degelijk track record om dit soort verhuisopdrachten piekfijn uit te voeren. Het is de one-stop-shop voor de Facility Manager.