Holistisch denken, een praktijkgetuigenis vanuit de dagelijkse realiteit

‍

Eén leverancier of meerdere? Het verhaal achter een strategische keuze

De keuze tussen één leverancier of meerdere voor uw facility services lijkt op papier eenvoudig. In de praktijk blijkt het een complexe puzzel te zijn die verder reikt dan alleen de facilitaire afdeling.

‍

Eén aanspreekpunt of meerdere leveranciers? Onze expert helpt je de juiste strategie kiezen voor jouw organisatie.

Liever meteen overleggen?

Neem direct contact op met Anne, onze specialist ter zake.
Anne Lenaerts
Tel: +32 2 255 42 38

‍

Het moment van bewustwording

"De meeste potentiële klanten komen bij ons terecht op het moment dat ze een project hebben," vertelt Anne, marketing director bij Transmoove. "Ze weten dat er een verandering zal gebeuren naar een ander gebouw, of ze zitten te groot of te klein. Op dat moment komen ze bij ons aankloppen."

Wat opvalt: bedrijven denken aanvankelijk alleen aan de verhuis zelf. Ze zien niet het complete plaatje van leegmaak, opkoop van meubilair, personeelsverkoop en alle andere aspecten die erbij komen kijken.

Deze tunnelvisie is begrijpelijk maar kostelijk. Want juist in de samenhang tussen verschillende diensten ligt de grootste kans voor kostenbesparing en duurzaamheidswinst.

‍

De verborgen kosten van versnippering

Bij grotere organisaties zien we vaak een stevige versnippering. De ene afdeling regelt de verhuis, een andere de herin­staatstelling, en een derde het meubelbeheer. Iedereen opereert in zijn eigen domein met eigen budgetten.

Het probleem? Niemand ziet de totale kosten. De aankoop van nieuw meubilair staat op de investeringsbegroting, terwijl onderhoud onder operationele kosten valt. Verschillende afdelingen, verschillende budgetten, geen overzicht.

Anne legt uit: "De trigger voor verandering is sowieso de kosten. Wat als je nu eens al deze diensten zou kunnen toevertrouwen aan 1 partij? Daar is bij grote organisaties vaak weerstand tegen of de organisatie leent er zich niet toe …

‍

Van onbewust naar bewust

Het grootste obstakel is vaak simpelweg onwetendheid. Facility managers weten niet dat er partijen bestaan die het totale dienstenspectrum kunnen aanleveren. Ze blijven denken in gescheiden diensten omdat ze niet anders gewend zijn.

Dit besef komt meestal pas wanneer een verhuiscontract afloopt. Dan moet er opnieuw naar de markt gekeken worden. Maar zelfs dan blijft de vraag vaak beperkt tot: "Wie wordt onze nieuwe verhuizer?" In plaats van: "Hoe kunnen we onze complete logistieke keten optimaliseren?" Want wie zegt ‘verhuis’, zegt ook ‘leegmaak’, zegt ook ‘afval’, en zegt ook ‘frustraties bij medewerkers die vinden dat veel te veel wordt weggegooid’.

‍

De praktijk: organische groei van de samenwerking

Bij Transmoove zien we dat de overgang naar een single-vendor strategie, een zogenaamde “one-stop-shop” zelden in één keer gebeurt. Het is een organisch proces dat in de eerste plaats begint bij eerste positieve ervaringen met eerder kleine projecten. En ten tweede bij de wil om als partners breder te kunnen denken, en dus bij ‘vertrouwen’.

"Misschien is RGF een goed voorbeeld," aldus Anne. "Wij zijn daar ooit binnengekomen als verhuisbedrijf. En ondertussen doen we daar totale renovaties, zowel van hun hoofdkantoor als van al hun merken."

“Het begon tien jaar geleden met een klein verhuisproject. Het jaar daarop waren het er zeven. Toen kwam de eerste ontwerpen en inrichtingen erbij, en vervolgens complete renovaties. Nooit werd alles in één pakket gegeven - het groeide stap voor stap. Ook de stock van de kantoormeubels bevindt zich ondertussen al een hele tijd bij Transmoove. Dat is handig werken want als de verhuizers naar de werf vertrekken, kunnen ze het nodige meubilair meteen meenemen.”

‍

Circulaire, holistische kansen

Waar de echte winst ligt? In de combinatie van diensten en in de holistische visie ontstaan mogelijkheden die bij gescheiden leveranciers onbenut blijven.

Neem bijvoorbeeld een situatie waarin een klant vraagt om advies mbt het gestockeerd meubilair. Een traditionele leverancier zou enkel hierin meegaan. Maar wanneer dezelfde partij ook aan transformatie doet, ontstaat een andere dynamiek. Dan kan er verder gekeken worden dan hetgeen de klant in stock ziet staan.

"Nu bijvoorbeeld heel recent vroeg een klant ons welk type meubilair uit zijn stock hij zou kunnen inzetten, getuigt Anne. “Dan gaan wij meteen stapje verder denken, want aan de hand van refurbishment kan het gestockeerd meubilair ook iets anders worden. Verticale tussenwanden worden lounge-zetels, of van een werkbench maken we een vergadertafel."

Het resultaat? Een betere oplossing tegen lagere kosten met minder milieu-impact. Dit soort synergie ontstaat alleen wanneer verschillende diensten onder één dak zitten.

‍

Quick wins voor de financiële directie

‍

Voor CFO's die sceptisch zijn, enkele concrete voordelen:

‍Directe kostenbesparingen:

• Eén factuur, één contactpersoon, minder administratie. Zeker bij een uitbesteed beheer met facturatie in een ander land, is dit een grote tijds- en kostenbesparing
• Bulkvoordelen door grotere volumes
• Geen dubbele transportkosten (dezelfde vrachtwagen kan meubels afvoeren én nieuwe brengen) en moet toch al rijden gezien het verhuisteam de verhuizing zal uitvoeren
• Lagere stockagekosten door betere coördinatie

Strategische voordelen:

• Onderhoudsprogramma's voor stoelen verlengen de levensduur significant
• Transformatie van bestaand meubilair of inzet met tweedehands meubilair kost zo’n 50% minder dan nieuw
• Betere planning voorkomt spoedopdrachten met premium prijzen
• Eén partner die de complete asset lifecycle beheert én daarover kan rapporteren

‍

De menselijke factor

"We zitten eigenlijk niet in een B-to-B-markt. Dit is human-to-human," benadrukt Anne. Het gaat om vertrouwen tussen mensen, om chemie, om grootser en verder te kunnen denken en ook om eerlijk te kunnen aangeven wanneer iets niet mogelijk is.

Deze relatie is cruciaal wanneer er twijfels ontstaan - en die zijn er altijd. De sleutel ligt in transparante communicatie. Als je iets niet weet of kan, of als je nieuwe inkijken hebt, geef die dan mee. Als het budget dreigt overschreden te worden, waarschuw op tijd.

Door goed aan te voelen waar vragen vandaan komen en daar proactief op in te spelen, bouw je vertrouwen op. Altijd met respect voor de zorgen van de klant.

‍

Praktische aanpak voor facility managers

Overweegt u de overstap naar een single-vendor strategie? Begin klein:

1. Inventariseer uw huidige leveranciers Hoeveel partijen zijn betrokken bij uw kantoorlogistiek en de bewegingen en het beheer van het kantoormeubilair? Wat zijn de totale kosten?
2. Start met een klein pilootproject Begin met één extra dienst bij uw bestaande leverancier. Meet de resultaten. En ga nadien iets groter, of breder met je aanpak.
3. Kijk over afdelingsgrenzen heen Betrek finance, HR en duurzaamheid bij de discussie. De voordelen raken hen allemaal.
4. Vraag naar circulaire alternatieven Bij elke aanvraag voor nieuw meubilair: is transformatie mogelijk? Of bestaat er ergens een tweedehands alternatief?
5. Evalueer na zes maanden Meet niet alleen kosten maar ook medewerkerstevredenheid en CO2-reductie.

‍

Tijd voor actie

De keuze tussen één leverancier of meerdere is geen kwestie van alles of niets. Het is een reis die begint met bewustwording en groeit met vertrouwen.

Voor facility managers die worstelen met versnipperde dienstverlening, complexe administratie en stijgende kosten is de boodschap helder: durf verder te kijken dan de traditionele opdeling in diensten. Probeer holistischer te denken.

Voor CFO's die zoeken naar kostenoptimalisatie zonder kwaliteitsverlies: de business case is overtuigend, vooral wanneer duurzaamheid meegewogen wordt.

‍

Wilt u ontdekken wat een geïntegreerde aanpak voor uw organisatie kan betekenen?

Laten we beginnen met een vrijblijvend gesprek over uw huidige situatie. Geen verkooppraatje, maar een eerlijke analyse van waar quick wins mogelijk zijn.

Neem contact op voor een verkennend gesprek. We delen graag onze ervaringen - de successen én de lessen - om u te helpen de beste keuze te maken voor uw organisatie.

Want uiteindelijk gaat het niet om één leverancier versus meerdere. Het gaat om de juiste strategie voor uw specifieke situatie, uw doelstellingen en uw mensen.

‍