Une pensée holistique, un témoignage pratique de la réalité quotidienne

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Un fournisseur ou plusieurs ? L'histoire derrière un choix stratégique

Le choix entre un seul fournisseur ou plusieurs pour vos services de facility management semble simple sur le papier. Dans la pratique, il s'avère être un puzzle complexe qui va bien au-delà du simple département des services généraux.
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Un seul point de contact ou plusieurs fournisseurs ? Notre expert vous aide à choisir la bonne stratégie pour votre organisation.

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Anne Lenaerts
Tel: +32 2 255 42 38

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Le moment de prise de conscience

"La plupart des clients potentiels viennent nous voir au moment où ils ont un projet," raconte Anne, directrice marketing chez Transmoove. "Ils savent qu'un changement va se produire vers un autre bâtiment, ou ils sont trop grands ou trop petits. C'est à ce moment-là qu'ils frappent à notre porte."

Ce qui est frappant : les entreprises ne pensent initialement qu'au déménagement lui-même. Elles ne voient pas l'image complète du débarras, du rachat de mobilier, de la vente au personnel et de tous les autres aspects qui entrent en jeu.

Cette vision tunnel est compréhensible mais coûteuse. Car c'est précisément dans l'interaction entre les différents services que se trouve la plus grande opportunité d'économies et de gains en matière de durabilité.
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Les coûts cachés de la fragmentation

Dans les grandes organisations, nous constatons souvent une forte fragmentation. Un département gère le déménagement, un autre la remise en état, et un troisième la gestion du mobilier. Chacun opère dans son propre domaine avec ses propres budgets.

Le problème ? Personne ne voit les coûts totaux. L'achat de nouveau mobilier figure au budget d'investissement, tandis que l'entretien relève des coûts opérationnels. Différents départements, différents budgets, aucune vue d'ensemble.

Anne explique : "Le déclencheur du changement, ce sont de toute façon les coûts. Et si vous pouviez confier tous ces services à une seule partie ? Dans les grandes organisations, il y a souvent une résistance à cela ou l'organisation ne s'y prête pas..."
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L'obstacle de l'ignorance

Le plus grand obstacle est souvent simplement l'ignorance. Les facility managers ne savent pas qu'il existe des parties capables de fournir l'ensemble du spectre de services. Ils continuent à penser en termes de services séparés parce qu'ils n'ont pas l'habitude de faire autrement.

Cette prise de conscience ne vient généralement que lorsqu'un contrat de déménagement arrive à échéance. Il faut alors à nouveau consulter le marché. Mais même alors, la question reste souvent limitée à : "Qui sera notre nouveau déménageur ?" au lieu de : "Comment pouvons-nous optimiser notre chaîne logistique complète ?" Car qui dit 'déménagement', dit aussi 'débarras', dit aussi 'déchets', et dit aussi 'frustrations chez les employés qui trouvent qu'on jette beaucoup trop'.

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La croissance organique du partenariat

Chez Transmoove, nous constatons que la transition vers une stratégie de fournisseur unique, un soi-disant "guichet unique", se fait rarement en une seule fois. C'est un processus organique qui commence d'abord par des expériences positives lors de petits projets. Et deuxièmement, par la volonté de pouvoir penser plus largement en tant que partenaires, donc par la 'confiance'.

"RGF est peut-être un bon exemple," selon Anne. "Nous sommes entrés là-bas en tant qu'entreprise de déménagement. Et entre-temps, nous y réalisons des rénovations complètes, tant de leur siège social que de toutes leurs marques."

"Cela a commencé il y a dix ans avec un petit projet de déménagement. L'année suivante, il y en avait sept. Puis sont venues les premières conceptions et aménagements, puis des rénovations complètes. Tout n'a jamais été donné en un seul paquet - cela s'est développé étape par étape. Le stock de mobilier de bureau se trouve d'ailleurs depuis longtemps déjà chez Transmoove. C'est pratique car lorsque les déménageurs partent sur le chantier, ils peuvent emporter directement le mobilier nécessaire."
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Opportunités circulaires et holistiques

Où se trouve le véritable gain ? Dans la combinaison de services et dans la vision holistique, des opportunités émergent qui restent inexploitées chez des fournisseurs séparés.

Prenons par exemple une situation où un client demande conseil concernant le mobilier stocké. Un fournisseur traditionnel ne ferait que suivre cette demande. Mais lorsque la même partie fait aussi de la transformation, une autre dynamique apparaît. On peut alors regarder au-delà de ce que le client voit en stock.

"Maintenant, par exemple, tout récemment, un client nous a demandé quel type de mobilier de son stock il pourrait utiliser," témoigne Anne. "Alors nous allons immédiatement penser un peu plus loin, car grâce à la rénovation, le mobilier stocké peut aussi devenir autre chose. Des cloisons verticales deviennent des canapés lounge, ou d'un bureau bench nous faisons une table de réunion."

Le résultat ? Une meilleure solution à moindre coût avec moins d'impact environnemental. Ce type de synergie ne se produit que lorsque différents services sont sous un même toit.
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Gains rapides pour la direction financière

Pour les CFO sceptiques, quelques avantages concrets :

Économies directes :

• Une facture, un contact, moins d'administration. Surtout avec une gestion externalisée avec facturation dans un autre pays, c'est un gain de temps et de coût important
• Avantages de volume grâce à des volumes plus importants
• Pas de coûts de transport double (le même camion peut emporter les meubles et en apporter de nouveaux) et doit de toute façon rouler vu que l'équipe de déménagement effectuera le déménagement
• Coûts de stockage réduits grâce à une meilleure coordination

Avantages stratégiques :

• Les programmes de maintenance pour chaises prolongent significativement la durée de vie
• La transformation de mobilier existant ou l'utilisation de mobilier d'occasion coûte environ 50% de moins que le neuf
• Une meilleure planification évite les commandes urgentes avec des prix premium
• Un partenaire qui gère le cycle de vie complet des actifs et peut en faire rapport

Le facteur humain

"Nous ne sommes pas vraiment dans un marché B-to-B. C'est human-to-human," souligne Anne. Il s'agit de confiance entre personnes, de chimie, de pouvoir penser plus grand et plus loin et aussi de pouvoir indiquer honnêtement quand quelque chose n'est pas possible.

Cette relation est cruciale quand des doutes surgissent - et il y en a toujours. La clé réside dans une communication transparente. Si vous ne savez pas ou ne pouvez pas quelque chose, ou si vous avez de nouveaux insights, communiquez-les. Si le budget risque d'être dépassé, prévenez à temps.

En sentant bien d'où viennent les questions et en y répondant proactivement, vous construisez la confiance. Toujours avec respect pour les préoccupations du client.
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Approche pratique pour les facility managers

Vous envisagez le passage à une stratégie de fournisseur unique ? Commencez petit :

1. Inventoriez vos fournisseurs actuels : Combien de parties sont impliquées dans votre logistique de bureau et les mouvements et la gestion du mobilier de bureau ? Quels sont les coûts totaux ?
2. Commencez par un petit projet pilote : Commencez par un service supplémentaire chez votre fournisseur existant. Mesurez les résultats. Et allez ensuite plus grand ou plus large dans votre approche.
3. Regardez au-delà des frontières départementales : Impliquez les finances, les RH et la durabilité dans la discussion. Les avantages les touchent tous.
4. Demandez des alternatives circulaires : Pour chaque demande de nouveau mobilier : la transformation est-elle possible ? Ou existe-t-il quelque part une alternative d'occasion ?
5. Évaluez après six mois : Mesurez non seulement les coûts mais aussi la satisfaction des employés et la réduction CO₂.

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Temps d'agir

Le choix entre un fournisseur ou plusieurs n'est pas une question de tout ou rien. C'est un voyage qui commence par la prise de conscience et grandit avec la confiance.

Pour les facility managers qui luttent avec des services fragmentés, une administration complexe et des coûts croissants, le message est clair : osez regarder plus loin que la division traditionnelle en services. Essayez de penser de manière plus holistique.

Pour les CFO qui cherchent une optimisation des coûts sans perte de qualité : le business case est convaincant, surtout quand la durabilité est prise en compte.
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Car finalement, il ne s'agit pas d'un fournisseur versus plusieurs. Il s'agit de la bonne stratégie pour votre situation spécifique, vos objectifs et vos collaborateurs.