‍Comment bien préparer un déménagement de bureaux en Belgique pour 500 à 2000 employés ?

Comment planifier dans les règles de l’art la logistique votre projet ?

La réussite d’un déménagement de bureaux repose sur une préparation minutieuse, une coordination sans faille et une communication transparente. Voici un guide étape par étape, inspiré des meilleures pratiques logistiques, pour mener à bien votre projet de déménagement de bureaux en Belgique.

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Vous souhaitez un conseil ou réfléchir ensemble à votre projet ?

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Phase 1 : Préparation (3 à 6 mois avant le déménagement)

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1. Constituer l’équipe projet

Pour garantir le succès de votre déménagement de bureaux, commencez par désigner un chef de projet expérimenté, puis constituez un comité de pilotage composé de collaborateurs stratégiques issus de différents services. Il est essentiel d'inclure les responsables du facility management, de l'informatique et des ressources humaines, tout en intégrant d'autres départements pertinents selon les spécificités du projet. Afin d'assurer une prise de décision rapide et une coordination optimale, limitez idéalement ce comité à 5 à 7 membres : un groupe trop important pourrait ralentir le processus et compromettre l'efficacité opérationnelle.

2. Réaliser un inventaire détaillé

Maak een gedetailleerde inventaris van alle meubels, apparatuur en andere items die verplaatst moeten worden, met andere woorden een oplijsting van de te verhuizen spullen vanuit de zogenaamde “as is-situatie”.

• Dressez un inventaire détaillé de tous les meubles, équipements et autres onjets à déménager, en d'autres termes, une liste d’objets à déménager à partir de la situation « en l'état ».
• Établissez un plan pour la nouvelle répartition : dressez la liste des salles de réunion, bureaux et espaces communs en codant chaque zone (avec le numéro de l’étage) pour une organisation logique.
• Passez en revue l’infrastructure IT (réseaux, serveurs, systèmes téléphoniques, postes de travail) et intégrez-les dans l’inventaire.

3. Mettre en place un plan de communication

• Informez tous les collaborateurs des dates et du déroulement du déménagement.
• Créez une FAQ ou une page intranet dédiée pour centraliser toutes les informations relatives au déménagement.

4. Concevoir le nouvel agencement de bureau (space planning)

• Collaborez avec un architecte d’intérieur pour aménager les nouveaux espaces de travail en fonction des besoins spécifiques des équipes et des salles de réunion. Nnof, également appartenant à Transmoove, peut se charger de cette tâche.  
• Impliquez vos équipes pour recueillir leurs attentes : Qu'est-ce qui fonctionne bien ? Qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? Quels sont les équipements à prévoir ? Et quels aménagements optimiseront leur productivité ?
• Veillez à l’ergonomie, optez pour des espaces de travail modulables et assurez une circulation fluide dans l’ensemble du bureau.
• Organisez une « clean-up week », idéalement environ six mois avant le déménagement proprement dit. Cela vous permettra d’éviter des coûts supplémentaires lors du déménagement et de planifier avec précision l’implantation des armoires et d’autres équipements.

5. Planifier la migration des systèmes critiques

• Planifiez la migration des serveurs et autres systèmes techniques. Celle-ci doit être menée avec soin afin de minimiser les interruptions de service.
• Organisez en amont la migration sous la forme d’un petit projet pilote, afin d’être parfaitement préparé lorsque le transfert réel devra avoir lieu.
• Élaborer une stratégie IT et de communication détaillée pour la migration des systèmes et des réseaux.

6. Choisir le déménageur et les fournisseurs

Sélectionnez une entreprise de déménagement professionnelle disposant d’une solide expérience dans le transfert de grands bureaux. Renseignez-vous sur leurs précédentes missions de même envergure pour vérifier leur savoir-faire. Transmoove, par exemple, gère quotidiennement une cinquantaine de projets, souvent répartis sur plusieurs jours, majoritairement pour des projets d’envergure moyenne à importante.

Phase 2 : Planification détaillée (1 à 2 mois avant le déménagement)

1. Déterminer les dates du déménagement

Choisissez les jours de déménagement en fonction des périodes d’activité plus calmes (celles où votre entreprise ou votre organisation est un peu moins sollicitée). Vos équipes pourront ainsi coopérer plus facilement et la tâche sera accomplie plus rapidement. Gardez à l’esprit que les sociétés de déménagement peuvent également intervenir le week-end ou le vendredi après-midi (à partir de 15h, par exemple) pour les déménagements d’entreprise, ce qui réduit encore davantage les perturbations pour vos collaborateurs.

Établissez ensuite un planning de déménagement détaillé, étage par étage et salle de réunion par salle de réunion.

La plupart des entreprises de déménagement procèdent à une « pré-move » : elles transfèrent d’abord les éléments les moins critiques, gèrent les démontages complexes en amont, et s’occupent du mobilier de réunion, des archives, des sous-sols ainsi que du contenu (non utilisé) de la cantine. De cette façon, le déménagement principal se concentre sur tout le reste du matériel et du mobilier. Enfin, lors de la phase post-déménagement (l’« after-care »), il ne reste plus qu’à effectuer quelques ajustements ou déplacements mineurs, de sorte que le projet soit perçu comme une mission parfaitement réussie.

2. Définir les rôles et responsabilités

• Nommez des coordinateurs de déménagement par département ou par étage.
• Mettez en place un planning pour que chaque collaborateur emballe et étiquette ses effets personnels.

3. Organiser le transport et la logistique

• Planifiez précisément le transport du mobilier, des équipements et des documents de l’ancien bureau vers le nouveau.
• Organisez la livraison de tous les cartons de déménagement nécessaires, du matériel de protection et des moyens de transport en quantité suffisante.
• Prévoyez suffisamment de temps pour la mise en place des postes de travail et des salles de réunion.
• Envisagez, si nécessaire, du mobilier temporaire ou une zone transitoire, ou prévoyez la possibilité de télétravail durant les jours de déménagement.

4. Tester les systèmes IT

• Vérifiez que tous les systèmes informatiques (ordinateurs, serveurs, téléphonie) sont prêts pour le déménagement et testez-les en amont.
• Communiquez clairement aux équipes informatiques et aux collaborateurs les horaires précis pendant lesquels les systèmes seront indisponibles.

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Phase 3 : La phase de pré-déménagement (1 à 3 semaines avant le déménagement)

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1. Emballage des documents et du matériel

• Commencez à emballer les effets personnels, documents et équipements (les collaborateurs s’occupent souvent de leurs affaires personnelles, tandis que la société de déménagement gère le reste).
• Utilisez des étiquettes et des codes couleur pour organiser l’emballage et le déballage, en indiquant si besoin l’emplacement « as is » et surtout l’emplacement « to be » (absolument indispensable). Sinon, aucune boîte ne sera déposée au bon endroit !

2. Logistique des salles de réunion

• Assurez-vous que les salles de réunion soient clairement identifiées et déplacées avant les bureaux des collaborateurs. Ainsi, vous vous assurez que l’espace dédié aux réunions soit pleinement fonctionnel en premier, permettant aux équipes de s’y retrouver immédiatement pour coordonner le reste du déménagement.
• Organisez ensuite le transfert du matériel audiovisuel, du mobilier et des fournitures nécessaires aux réunions.

3. Dernière vérification et emballage final

• Demandez aux collaborateurs d’emballer leurs bureaux et postes de travail au moins 2 à 3 jours avant le déménagement. Cela laisse suffisamment de temps à l’entreprise de déménagement pour transporter le matériel.
• Veillez à ce que l’équipement informatique soit correctement protégé et étiquetez tout soigneusement, afin de pouvoir le reconnecter rapidement au bon endroit.

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Phase 4 : Le déménagement

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• Planification par étapes : Organisez le déménagement étage par étage pour éviter le chaos.
• Installation prioritaire : Commencez par les salles de réunion et les espaces communs pour garantir leur fonctionnalité dès l’arrivée des collaborateurs.
• Ressources suffisantes : Assurez-vous de disposer d’équipes de déménagement suffisantes pour que tout se déroule sans retard. Demandez également à l’entreprise de déménagement qui sera le chef d’équipe et si sa présence peut être garantie durant la majeure partie du processus.
• Minimiser les interruptions IT : Veillez à ce que les systèmes informatiques restent opérationnels au maximum : prévoyez un plan de récupération rapide en cas de problème technique.
• Installation conforme : Enfin, vérifiez que les salles de réunion soient équipées du matériel nécessaire et aménagées conformément à la configuration prévue.

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Phase 5 : L’onboarding dans le nouveau bureau

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• Organisez une courte visite guidée pour présenter les nouveaux espaces de travail et les salles de réunion aux collaborateurs.
• Installez une signalétique claire pour faciliter la circulation dans le bâtiment.
• Et organisez une petite fête d’inauguration — youpi !

Phase 6 : Après le déménagement – l’after-care (1 à 2 semaines après le déménagement)

1. Contrôle et évaluation

• Assurez-vous que tous les postes de travail fonctionnent correctement et que les collaborateurs ont accès aux systèmes et équipements nécessaires.
• Vérifiez également l’état des salles de réunion et veillez au bon fonctionnement de tous les équipements technologiques (visioconférence, etc.).

2. Résolution des problèmes

• Repérez rapidement tout dysfonctionnement (équipement défectueux, souci logistique, articles manquants) et apportez-y une solution immédiate.
• Offrez aux collaborateurs la possibilité de faire part de leur ressenti sur le déménagement et leur nouvel environnement de travail.

3. Communication et suivi

• Continuez à informer régulièrement vos équipes de l’avancement du déménagement, des tâches en suspens et des améliorations possibles, et invitez-les à partager leurs retours pour peaufiner l’organisation du nouveau bureau.

4. Nettoyage et libération des anciens locaux

• Veillez à ce que l’ancien bureau soit soigneusement nettoyé et débarrassé de tout matériel ou mobilier devenu inutile.

Conclusion

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Réaliser avec succès un déménagement de bureaux requiert une planification minutieuse et une coordination étroite. En suivant un plan structuré, en répartissant clairement les tâches et en communiquant efficacement avec vos équipes, vous pouvez mener à bien votre projet sans heurts. L’objectif ultime est de créer un nouvel environnement de travail qui soutient efficacement les collaborateurs et contribue à la productivité globale de l’entreprise.

Conseils d’expert

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1. Associez dès le début quelques collaborateurs clés au processus de changement. Vous gagnerez ainsi en adhésion et votre projet aura davantage de chances d’aboutir rapidement et efficacement.
2. Organiser une « clean-up week » de nettoyage environ six mois avant le déménagement. Vous éviterez ainsi des coûts supplémentaires auprès de l’entreprise de déménagement et pourrez planifier précisément l’implantation du nombre adéquat d’armoires et autres équipements.
3. Préparer une présentation claire avec des instructions de déménagement et des visuels expliquant quoi, pourquoi et comment emballer ; ou déléguez cette tâche à votre partenaire de déménagement. Transmoove peut vous fournir un modèle sur demande et réfléchit volontiers avec vous aux éléments à inclure. L’objectif est de vous décharger au maximum de toute contrainte.

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